Fitur-Fitur ADemSAWIT - Bag 1

Fitur Fitur ADemSawit sesungguhnya adalah fitur-fitur yang ada pada ADempiere juga, hanya saja dikonfigurasi dan disesuaikan dengan kebutuhan pada Perkebunan Kelapa sawit. Ada beberapa fitur yang cukup Critical untuk kebutuhkan industri perkebunan Kelapa Sawit, diantaranya adalah untuk proses pembelian barang, perawatan Kebun, Running Account, Perhitungan premi panen dan lain lain. Berikut ini saya akan share tentang proses pembelian barang di perkebunan, meskipun proses pembelian barang di setiap perusahaan perkebunan bisa saja berbeda karena perbedaan policy dan lain lain, akan tetapi yang akan saya coba terangkan dibawah setidaknya bisa mewakili kebutuhan kebutuhan yang ada di perkebunan Kelapa sawit.

Purchasing
Proses pembelian barang di perkebunan, umumnya ada 2 macam jenis prosedur pembelian barang.

a. Yang pertama, pembelian barang yang dibeli secara lokal (ditempat kebun berada), misalnya barang barang kebutuhan sehari hari, perlengkapan rumah tangga, alat tulis kantor, dll dimana pada umumnya harganya tidak terlalu mahal. Dan biasanya pembelian secara lokal ini dibatasi pada suatu amount tertentu, dalam arti untuk nilai diatasnya harus di order melalui kantor pusat.Untuk tujuan ini kita bisa membatasi nilai pembeliannya, misalnya untuk pembelian lokal maksimal adalah 5(lima) juta rupiah yang nantinya akan di approve(secara elektronis via sistem) oleh Manager Kebun, selebihnya harus melalui kantor pusat.

b. Yang kedua adalah pembelian barang yang akan dipenuhi oleh kantor pusat/cabang dimana biasanya satu kantor bisa melayani beberapa lokasi kebun. Pada cara konvensional atau cara manual, dari Estate akan menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) yang setelah di setujui oleh kepala kebun, akan di Fax ke Kantor pusat/cabang bagian Purchasing, untuk selanjutnya di lakukan proses pembelian barang. Di Adempiere, kebutuhan ini bisa diakomodasi dengan menggunakan Requisition, dimana pihak kebun bisa langsung memasukkan permintaan pembelian melalui Requisition, untuk selanjutnya permintaan pembelian ini akan menunggu approval dari kantor pusat, apabila disetujui maka akan di convert menjadi PO, dilanjutkan dengan material receipt, invoicing dan payment.

Untuk memudahkan proses approval, proses notifikasi juga bisa kita buat sehingga orang yang berwenang (yang memberikan approval) ketika login ke sistem bisa tau bahwa ada dokumen yang menunggu approval darinya.

Di beberapa perusahaan perkebunan ada yang menerapkan RFQ (Request For Quotation) untuk pembelian barang barang tertentu, hal ini juga bisa diakomodasi di ADempiere, karena tersedianya fitur ini. Untuk item tersebut harus dibuatkan RFQ terlebih dahulu, menginput respon dari tiap vendor, serta terakhir menerbitkan PO Untuk Vendor yang dipilih.
Selain hal tersebut diatas, sisanya adalah hal hal yang umum yang biasa dihadapai dalam proses pembelian, seperti satu pricelist untuk satu vendor, receipt material secara partial, dll dimana hal ini bisa dilakukan di ADempiere.
Sehingga secara keseluruhan untuk kebutuhan pembelian barang / purchasing untuk perusahaan perkebunan, hampir seluruhnya bisa di akomodasi oleh Adempiere.
Berikut ini adalah beberapa snapshot proses pembelian barang dari permintaan barang hingga purchase order.

Berikut ini beberapa Snapshot Permintaan Pembelian :


Permintaan Pembelian tidak bisa diproses lebih lanjut sebelum mendapatkan Approval.




Permintaan Pembelian yang sudah di approve bisa di proses menjadi purcahse Order

agung_bs@yahoo.com
Join Komunitas Adempiere / Idempiere Indonesia di FB Group: Adempiere iDempiere Study Group Indonesia