Mengelola Inventory & Warehouse anda

Tanya:
"Yth. P Agung, saya diminta mengimplementasikan Compiere untuk mengelola Inventory di sebuah Gudang (barang barang Spareparts dan keperluan produksi) milik kawan saya. Saya sudah mengeksplor Material Management di Compiere, Namun saya masih belum banyak tau tentang mengelola inventory serta cara implementasinya terutama yang berhubungan dengan proses produksi, Mohon Pencerahan & Terima kasih sebelumnya"
Rgds, Gito - Kediri.

Jawab:
Mengelola Inventory, secara teori dalam sebuah lingkungan ideal, adalah sesuatu yang mudah dan sederhana untuk dipahami. Anda menerima barang dari vendor, anda menyimpannya hingga suatu saat bagian produksi mengambil untuk keperluan produksi atau mungkin barang diambil dari gudang untuk dijual kembali hingga stok barang tersebut habis dan anda akan menerima pengiriman barang berikutnya, demikian seterusnya. Sangat mudah dan simpel bukan?

Namun pada keadaan riil sehari hari yang kita hadapai tidaklah sesederhana yang diterangkan diatas.

Sebagai contoh, Ketika anda menerima barang dari Vendor misalnya jumlah order 100 unit, belum tentu anda menerima 100 unit, jumlah yang diterima bisa kurang (karena kesalahan atau karena barang rusak dalam pengiriman) atau mungkin bisa juga berlebih (mungkin vendor anda memberikan sedikit bonus).
Apabila Perusahaan anda menerapkan IQC (Incoming Quality Control) Setelah barang anda terima anda tidak bisa langsung menggunakannya, karena terlebih dahulu harus dilakukan pengetesan kualitas barang oleh staf Quality Control (QC). Setelah barang masuk kedalam gudang anda, anda mungkin harus meletakkan di tempat yang sudah disediakan (dimana barang cair mungkin harus dipisahkan dengan barang padat, barang barang yang memiliki lifetime (masa pakai) tertentu dan lain lain).
Selanjutnya mungkin anda juga harus melakukan mutasi barang barang tertentu ke gudang lain atau mungkin ke cabang lain. Selama penyimpanan barang juga bisa terjadi barang rusak, hilang, tertukar, temuan barang dan lain lain yang kesemuanya dapat menyebabkan ketidak cocokan antara status stok di sistem dengan actual quantity di gudang. Selain itu ada faktor faktor lain yang bisa menyebabkan jumlah barang tidak sesuai, misalnya karena BOM yang tidak akurat, penyusutan barang , human error dan lain lain

Jumlah discrepency (perbedaan angka) ini tiap hari bisa terakumulasi sehingga makin lama makin besar. Sehingga inventori perlu dirawat agar selalu dalam kondisi akurat .
Untuk itu diperlukan strategi dan kiat kiat tertentu agar pengelolaan inventory bisa berjalan dengan baik, up to date dan akurat.

Dalam merawat inventory, ada hal hal yang perlu anda perhatikan misalnya seting awal warehouse anda. Konfigurasi dari warehouse anda akan sangat menentukan bagaimana anda akan merawat inventory anda nantinya.
Seting Awal Gudang
Untuk dapat merawat inventory dengan baik, anda harus melakukan setup Gudang anda secara benar menurut kebutuhan dari perusahaan anda. Pada saat pertama kali melakukan setup awal pada Warehouse(Gudang) anda, buatlah beberapa warehouse sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Selain itu anda juga harus men setup Warehouse Locator.

Di Compiere, pada saat konfigurasi awal Warehouse anda, umumnya anda harus mensetup:
1. Warehouse / Gudang
Anda mungkin harus membuat beberapa warehouse untuk mengakomodir kebutuhan anda, dimana mungkin warehouse ini berbeda lokasi, ataupun sama lokasi namun anda ingin memisahkannya (misalnya antara warehouse untuk stok dan untuk area karantina).
2. Locator
Berbeda dengan lokasi(ini umumnya adalah alamat gudang), Locator adalah kode letak penempatan barang. Di Compiere kita bisa menggunakan Locator untuk mengetahui dimana suatu barang di simpan. Dengan demikian kita bisa dengan mudah dan cepat mengetahui lokasi penyimpanan dari suatu barang. Locator membagi lokasi penyimpanan dalam beberapa parameter sebagai berikut:
a. Aisle / Gang
b. Bin / Rak penyimpanan
c. Level / Tingkat

Selain itu anda mungkin juga ingin memisahkan inventory anda ke dalam beberapa bagian gudang dikarenakan untuk memudahkan operasional sebagai contoh :
1. Stock (Available) Inventory Adalah tempat barang yang ready / siap untuk digunakan
2. In coming Adalah tempat barang yang baru datang dan memerlukan pengecekan dari Quality Assurance(QA) untuk memastikan barang dalam kualitas yang baik.
3. Out Going Adalah tempat barang yang akan dikirim dan masih menunggu pengecekan dari QA atau persiapan dokumen shiping.
4. Karantina Adalah tempat barang yang dikarantina atau tidak dapat digunakan karena alasan alasan tertentu seperti Rusak, dalam perbaikan/rework, dalam proses Return to Vendor, dll
5. dan lain lain sesuai kebutuhan anda.

Adjustment
Didalam Operasional sebuah Gudang , hampir setiap hari kita akan menjumpai barang yang jumlahnya kurang atau berlebih. Hal ini disebabkan karena beberapa faktor diantaranya:
a. Kuantitas Order danReceipt/shipment tidak sesuai, Kuantitas barang yang dibeli tidak sesuai dengan yang diterima(bisa lebih besar atau lebih kecil). Untuk hal ini barang harus dimasukkan kedalam sistem sesuai dengan yang diterima. Apabila yang diterima lebih banyak (mungkin vendor memberikan beberapa bonus) maka harus dibuatkan adjustment untuk penambahan ekstra tersebut. Hal serupa juga bisa terjadi pada saat pengiriman barang dimana jumlah yang dishipment tidak sesuai dengan jumlah order.
b. Barang Rusak Ketika Barang rusak baik dalam pengiriman maupun selama penyimpaan, maka status stok harus di update, barang yang rusak harus dibuatkan permintaan adjustment agar status di sistem adalah benar benar yang availabel.
c. Barang Hilang Demikian juga dengan barang yang hilang. Terlepas dari kewajiban anda untuk mencari si pencuri (apabila hilangnya karena dicuri) anda harus membuatkan adjustment untuk barang tersebut supaya status di sistem benar.
d. Barang Temuan Mungkin suatu ketika anda menemukan barang, bisa jadi itu adalah barang kelebihan yang tidak tercatat, atau barang yang sebelumnya dinyatakan hilang dan sekarang ditemukan. Anda harus kembali membuat adjustment untuk barang tersebut.
e. Barang kadaluarsa Apabila anda memiliki barang yang memiliki masa kadaluarsa, dan sudah jatuh tempo, maka ini juga harus anda keluarkan dari sistem. Karena pada dasarnya barang tersebut sudah tidak available lagi. Sekali lagi anda harus membuat adjustment.

Ada adjustment yang dilakukan harian yang umumnya dilakukan dengan mengisi sebuah form dan dimintakan approval dari Supervisor/Manager untuk kemudiaan dilakukan adjustment oleh user yang bertugas untuk itu.
Disamping itu ada adjustment yang dilakukan secara berkala dan untuk semua barang. Ada yang menyebut Stock Opname, ada yang menyebut Cycle Count, dll. Di Compiere hal ini disebut sebagai Physical Inventory(PI). Anda dapat mengenerate PI dan compiere akan mengerate sebuah daftar barang beserta kuantitasnya, anda harus memasukkan kuantitas riil yang ada digudang, dan selanjutnya dengan melakukan “Complete” pada PI, kuantitas semua barang akan di update sesuai yang dimasukkan disini.

Dalam Operasional pergudangan, perpindahan barang antara lokasi maupun antar gudang sangat memungkinkan terjadi.

Beberapa Jenis Mutasi Barang diantaranya adalah :

a. Mutasi antar gudang
Aktifitas ini biasa terjadi ketika ada perubahan lokasi penyimpanan, perpindahan kepemilikan barang atau kasus kasus lain.

b. Mutasi antar cabang
Jika perusahaan mempunyai cabang lebih dari satu, aktifitas ini dibutuhkan untuk mencatat pergerakan/tracking posisi barang.

c. Mutasi barang rusak/claim
Mutasi barang juga bisa disebabkan barang rusak atau barang yang harus diclaim kepada vendor. Status mutasi disini untuk memisahkan barang mana saja yang available digunakan, barang mana saja yang tidak bisa digunakan karena rusak/proses claim.

d. Mutasi barang atas permintaan
Mutasi barang ini sering dan merupakan aktifitas harian di dalam transaksi gudang. Seorang requestor melakukan request berdasarkan requirement di lapangan dengan mengisi sebuah surat. Dan atas dasar ini mutasi barang bisa dimutasi ke lapangan.
Dan ada dua sifat kepemilikan yang bisa diaplikasikan dalam sistem.
a. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang lama
Sehingga jika ada penjualan atau transaksi pada barang tersebut, billing akan mengacu pada gudang yang lama.
b. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang baru
Billing akan mengacu pada posisi gudang yang baru.

Laporan pergerakan barang diperlukan untuk analisa dan planning ke depan. Karena melihat kebutuhan di lapangan dan di cabang lain, kita pasti akan bisa menganalisa kebutuhan barang mana saja yang harus dipenuhi.
Dan barang2 mana saja yang tidak pernah bergerak. Sehingga langkah2 penanganan bisa direncanakan.
Masih ada banyak hal lagi yang berhubungan dengan pengelolaan Inventory, khususnya untuk menangani inventory gudang yang memiliki karakteristik khusus. Dan umumnya hampir semua kebutuhan pengelolaan inventory dapat dipenuhi oleh Compiere melalui modul Material Management.

Untuk keterangan lebih lanjut tentang Material Management anda bisa baca di buku Panduan Belajar Compiere.

Kesimpulannya, untuk dapat mengelola Inventory dan gudang anda secara baik, anda harus memetakan dulu semua kebutuhan inventory anda, kemudian lakukan konfigurasi di Compiere sesuai kebutuhan tersebut.

Salam,
Agung B Santosa
=================
Seiring dengan meningkatnya lowongan kerja dan permintaan tenaga profesional bidang ERP khususnya ADempiere, Alpha Media mengadakan ERP Training baik secara reguler maupun inhouse  untuk informasi silahkan kontak training@alphamedia.co.id