Paperless Office w/ Compiere

Paperless Office with Compiere

Aplikasi Office automation seperti ERP systems biasanya sering dikaitkan dengan Paperless office.

Didalam Perusahaan yang menerapkan Paperless Office (sistem perkantoran tanpa kertas), maka segala dokumen dalam bentuk hardcopy harus di minimalisir dan dokumen akan disimpan dalam bentuk softcopy.

Untuk keperluan diatas, Compiere menyediakan kemampuan untuk archive (pengarsipan) dokumen dan report. Dokumen dan report tersebut disimpan di database dan di ambil kembali dengan menggunakan source record atau dengan menggunakan Archive Viewer.
Anda dapat mengarsipkan semua Dokummen secara otomatis, atau hanya dokumen dan report yang dipilih saja untuk di Archive. Archive Option didefinisikan pada level Tenant.

Untuk membuka Tenant window klik-ganda pada General Rules > Tenant Rules > Tenant.


Pilih All untuk Archive option dari semua (Reports, Documents), Documents, External Documents atau None. Jika Documents yang dipilih maka semua internal Documents (misal Inventory, Material Receipt) di archived. Jika External Documents yang dipilih maka semua documents sent ke Business Partner
(misal Invoices, Dunning Letters) di archived. Jika opsi selain dari None yang dipilih, maka dokumen atau report akan di archived Ketika mereka di Cetak.

Manual Archive

Anda bisa melakukan Archive (mengarsipkan) dokumen atau report. Ini dilakukan dari window Print Preview sehingga anda harus memiliki "Always Preview Print" yang dipilih di Preferences.
Pilih Archive Icon dari tool bar. Pesan konfirmasi berikut akan ditampilkan

Ketika anda kembali ke window Vendor Invoice untuk record yang telah di archived, anda sekarang dapat retrieve archived document.

Ketika anda memilih icon Archive pada tool bar anda akan melihat bahwa satu record telah di archived Ketika anda Klik pada document name (Mungkin ada lebih dari satu versi archived), Archive Viewer terbuka deengan dokumen yang ditampilkan.

Disini , anda dapat merubah Name dan Tambahkan Description dan Help jika diinginkan.


Archive Viewer

Anda dapat melihat Semua archived documents (tidak peduli metode nya apa), di dalam Archive Viewer. Untuk membukaArchive Viewer window klik-ganda pada System Admin > General Rules > Security > Archive Viewer.
Archive Viewer memiliki dua tab, Query dan View. Didalam Query anda dapat memasukkan criteria yang akan membatasi records yang di pilih.

Anda dapat memilih Business Partner untuk mendapatkan archived documents hanya dari Business Partner tersebut.

Anda dapat memilih Table untuk membatasi dokument hanya dari tabel tertentu (misal Invoices)

Masukkan Description atau Help yang dimasukkan didalam Archive untuk mengambil dokumen dengan Decription atau Help tertentu.

Pilih Create by untuk mengambi dokumen yang dimasukkan oleh Usertertentu.

Masukkan Create to dan from date.

Untuk mengambil report yang dipilih anda dapat memilih Process (misal Open Items). Kriteria query sisanya adalah sama seperti untuk Document query.
Ketika anda telah memasukkan criteria yang diinginkan, Pilih tombol untuk menampilkan record yang di archived.

Dari window berpindah ke tampilan tab. Disini kita melihat semua records yang sesuai dengan permintaaan.
Di window ini anda dapat mecetak, berpindah ke halaman document yang lain, zoom in dan out dan memutar arah document dengan menggunakan tombol diatas tampilan. Anda dapat berpindah ke dokumen yang dipilih dan merubah Name, Description dan Help dengan menggunakan tombol dan bidang pada sebelah kanan tampilan.

=====
by: Agung Budi Santosa (agung_bs@yahoo.com)