ERP Implementation, How much it Cost??

by: Agung Budi Santosa (agung_bs@yahoo.com)

Banyak orang yang berpendapat bahwa biaya implementasi ERP itu Mahal. Ada pula yang memandang itu wajar atau bahkan murah apabila dibandingkan dengan effisiensi serta penghematan besar besaran yang merupakan hasil dari dari sebuah implementasi ERP.

Apakah semua investasi yang dikeluarkan tersebut sebanding dengan hasil yang didapat? Berapa kira kira anggaran yang harus disiapkan untuk sebuah implementasi ERP? Berapa investasi yang harus disiapkan sebelum perusahaan anda memutuskan untuk menggunakan ERP?

Implementasi ERP, baik dari yang produk Lokal maupun import, memiliki beberapa komponen biaya sebagai berikut:
1. Hardware (Server, dll)
2. Software pendukung (OS, Database)
3. Software License ERP
4. Jasa Implementasi dan Konsultasi
5. Training
6. Support and Maintenance

Dimana besar dari masing masing komponen diatas berbeda beda tergantung pada jenis ERP, Vendor dan spesifikasi hardware/software yang anda gunakan. Berikut ini saya mencoba mengulas komponen komponen harga diatas yang dibutuhkan uyntuk sebuah iplementasi ERP, sehingga bisa mendapatkan gambaran berapa besaran yang dibutuhkan untuk sebuah implementasi ERP.

1. Investasi Hardware

Untuk menjalankan sebuah sistem ERP, biasanya anda memerlukan Hardware Server khusus mengingat ERP adalah aplikasi kelas berat yang tidak akan maksimal apabila dijalankan diatas komputer atau server yang kemampuannya pas pasan. Jenis server tentu saja akan disesuaikan dengan teknologi yang dipakai oleh Aplikasi ERP yang anda pilih. Misalnya apabila aplikasi anda hanya bisa jalan diatas platform UNIX, maka anda harus membeli Server berbasis UNIX, dst.

Pemilihan Server dan perangkat pendukung ini cukup penting, karena fungsinya yang akan menopang semua proses aplikasi, dimana tidak boleh terjadi gangguan yang bisa menyebabkan proses implementasi secara keseluruhan menjadi terganggu.

Harga sebuah server juga sangat bervariasi, sebuah PC-Server kelas menengah bisa didapat dengan harga mulai kisaran USD 2000 hingga kelas mainframe yang harganya tidak kurang dari USD 200.000,-

Selain Server biasanya anda juga perlu mengupgrade infratruktur jaringan anda agar lebih maksimal, harap diingat bahwa ERP biasanya digunakan oleh hampir seluruh Departemen diperusahaan anda, sehingga apabila performa jaringan anda buruk, akan berakibat kurang lancarnya proses implementasi. Biaya ini boleh dilupakan apabila perusahaan anda sudah memiliki Infrastruktur jaringan yang memadai. Kebutuhan Hardware lain bisa berupa Storage, VSAT, Modem, Switch, dan lain lain yang bisa berlainan tergantung dari konfigurasi dan rancangan yang akan diterapkan.

Investasi untuk Hardware umumnya adalah standard, maksudnya adalah jenis ERP apapun yang akan anda gunakan maka kebutuhan hardwarenya kurang lebih akan sama (sesuai tingkatannya) , hanya saja masalah merk, type, jenis, dan lain lain biasanya anda yang menentukan (berdasarkan rekomendasi konsultan anda). Sehingga untuk investasi hardware umumnya tidak banyak yang bisa dihemat, karena ini berhubungan dengan performa sistem anda secara keseluruhan.

2. Software pendukung (OS, Database)
Software pendukung biasanya berkaitan erat dengan jenis Hardware yang anda gunakan serta apliaski ERP yang bersangkutan, Misalnya anda menggunakan Server Unix Based, maka anda akan memerlukan lisensi OS Unix, sedangkan apabila server anda adalah Windows base, maka anda harus membeli lisensi OS Windows. Lisensi untuk OS ini biasanya berdasarkan banyaknya user, sehingga semakin banyak user akan semakin bertambah harganya. Sebagai gambaran untuk jumlah 10 user anda akan memerlukan dana sekitar USD 2000 untuk OS Windows Server, dan sekitar USD 5000 untuk OS Unix.

Sebagai alternatif untuk OS anda bisa menghemat dengan menggunakan Linux, dimana saat ini banyak distro yang cukup handal baik yang free. Apabila mau anda juga bisa menggunakan Linux yang berbayar Seperti RedHat dengan kisaran harga USD 1000(unlimited user). Harap diingat ketika anda akan menggunakan Linux, pastikan Server anda memang sudah teruji kompatibilitasnya dengan Distro Linux anda! karena anda tentu tidak ingin ada masalah dibelakang hari khan? Pastikan hal ini dengan Konsultan anda dan Vendor Server anda.

Kemudian Untuk Database, anda juga harus membeli lisensinya sesuai jenis database yang didukung oleh aplikasi ERP anda. Lisensi ini biasanya dihitung per user, sehingga semakin banyak user anda, maka anda harus mengeluarkan investasi yang lebih besar. Untuk jumlah 10 User anda perlu menyediakan dana berkisar antara USD3000 - USD5000.

Sebagai alternatif anda bisa memilihi database yang berbasis Opensource, yang bisa anda gunakan secara free atau dengan budget yang lebih murah.

3. Investasi Lisensi Software ERP

Harga sebuah Software ERP propietary umumnya ditentukan berdasarkan jumlah user serta banyak nya modul yang akan anda gunakan. Semakin banyak modul yang anda gunakan maka semakin besar harga lisensinya. Demikian juga dengan jumlah user nya.

Harga software ERP ini sangat bervariasi, mulai dari puluhan juga rupiah hingga lebih dari USD 200.000,- (sekitar 1,8M) hanya untuk harga Softwarenya saja.

Selain harga aplikasi ERP tersebut, Vendor ERP propietar umumnya juga menerapkan biaya lisensi tahunan, dimana anda setiap tahun harus membayar/memperpanjang lisensi. Besarnya kurang lebih antara 16% s/d 20% dari harga software. Jadi misalnya harga harga Software ERP anda adalah 100Juta, maka selama anda memakai software tersebut anda harus membayar sekitar 20juta pertahun.

Sebagai Alternatif anda bisa menggunakan ERP Opensource seperti Compiere, Adempier, Openbravo, Web ERP, dan lain lain. Kelebihan dari Opensource ERP selain free adalah anda akan mendapatkan semua modul yang ada, apakah itu anda perlukan atau tidak. Anda juga dapat memilih ERP Opensource yang berbayar seperti Compiere Proffesional Edition, dengan harga sekitar USD 3000 per tahun.

Kelebihan lain dari ERP Opensource adalah dapat mempelajari benar benar dan memastikan bahwa ERP Opensource tersebut dan memenuhi kebutuhan perusahaan anda, tanpa anda harus keluar uang terlebih dahulu. Apabila perlu ikutlah salah satu program trainingnya, Sehingga anda bisa mencoba sendiri dan menganalisa kelebihan dan kekurangannya sekaligus mencari format implementasi yang paling tepat untuk perusahaan anda.

4. Jasa Implementasi dan Konsultasi

Berikutnya adalah investasi untuk biaya Implementasi dan Konsultasi. Dimana biaya ini sangat tergantung dengan jenis ERP yang anda gunakan, karena umumnya masing masing software ERP memiliki standard sendiri. Biasanya Konsultan akan menghitung berdasarkan Main/Days. Apa itu Man/Days? secara kasar adalah jumlah orang konsultan yang terlibat serta jumlah hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ini juga sangat tergantung dengan jumlah modul yang akan di implementasikan pada perusahaan anda.

Misalnya konsultan anda menghitung bahwa project implementasi di perusahaan anda memerlukan 60 Man/Days dan harga Man/Days konsultan anda adalah USD200, maka biaya implementasinya adalah USD 12,000

Bagaimana kalau Implementasi sendiri? ini sangat mungkin meskipun tidak disarankan. Dengan melakukan implementasi sendiri anda tentu saja akan menghemat banyak anggaran. Namun lambatnya implementasi serta kurang fokusnya penanganan yang sering terjadi (apabila tanpa konsultan) sering menimbulkan kerugian yang bisa jadi lebih besar jumlahnya.

5. Training

Salah satu kunci keberhasilan implementasi ERP adalah kemampuan SDM dari para usernya, oleh karena itu proses training menjadi sangat penting terhadap sukses tidaknya implementasi sebuah ERP. Selain tergantung dari banyak nya user yang di training, tingkat kesulitan dari ERP yang dipakai juga akan mempengaruhi jumlah biaya training yang harus dikeluarkan. Biaya training ada yang dihitung berdasar Man/Days, ada juga yang per paket (masing masing paket bisa lain harganya)

6. Support and Maintenance.

Seperti sudah disinggung diatas, umumnya ERP propietary memberlakukan biaya maintenance tahunan, tapi ini adalah biaya maintenance software dalam arti untuk support software, update, patch, dll. Sedangkan untuk perawatan harian, biaya re-training user, biaya helpdesk support, adalah biaya biaya lain yang akan ditambahkan sebagai biaya tahunan.

Biaya ini untuk masing masing Konsultan ERP propietary juga bisa berbeda beda. Apabila anda menggunakan ERP Opensource, maka anda tidak perlu membayar biaya lisensi tahunan. Sehingga anda cukup membeli jasa konsultan untuk perawatan harian, help-desk support dll Untuk mendukung kelancaran dan kelangsungan implementasi ERP anda.

Implementasi ERP dengan Budget terbatas?

Apabila perusahaan anda memiliki dana yang cukup untuk implementasi ERP seperti saya jelaskan diatas, tentu saja proses implementasi hanya tinggal menunggu masalah keputusan dari para top management perusahaan anda. Namun bagaimana apabila perusahaan anda tidak memiliki dana sebanyak itu, dan perusahaan anda sangat memerlukan aplikasi ERP untuk melakukan efisiensi, pengehematan serta pengawasan operasional perusahaan anda?

Ada beberapa hal yang bisa dihemat yaitu:

Seperti sudah disinggung diatas, ada beberapa hal yang bisa dihemat agar biaya implementasi ERP bisa ditekan seminimal mungkin, sebagai ringkasan bisa saya terangkan kembali sebagai berikut:

1. Gunakan ERP Opensource. Saat ini ada beberapa ERP Opensource yang bisa anda pertimbangkan untuk digunakan pada perusahaan anda.
2. Gunakan OS Linux, Pilihlah OS Linux yang menurut anda paling handal, Anda juga dapat memilih OS Linux Berbayar seperti RedHat yang reputasinya tidak perlu diragukan lagi, dengan biaya yang jauh lebih murah dari OS lain (non Linux)
3. Pilihlah database opensource seperti PostgreSQL, MySQL atau yang lain yang didukung oleh ERP opensource yang anda pilih. Sebagai Contoh, adempiere mendukung database PostgreSQL, dan Openbravo mendukung databse PostgreSQL dan MySQL.
4. Ikutkan beberapa orang yang akan terlibat implementasi ke dalam program program training ERP Opensource tersebut. Ini akan banyak menghemat biaya training serta akan mempercepat proses implementasi.
5. Tunjuklah konsultan yang menurut anda mampu dan terpercaya. Tentu saja untuk mendukung semua tujuan diatas, carilah konsultan yang mempunyai expertise di OS Linux dan Database Opensource selain ERP nya sendiri tentu saja.
6. Meskipun sesungguhnya kebutuhan hardware adalah standard, namun untuk menghemat investasi awal, anda bisa memulai dengan Hardware yang tidak terlalu besar, untuk suatu waktu apabila sudah dirasa perlu, anda bisa memindahkan data anda ke server yang lebih baik. Dengan ERP Opensource anda dapat menginstal dan memindah aplikasi anda tanpa takut melanggar aturan lisensi, sehingga ini tidak akan terlalu menjadi masalah. Vendor ERP propietary bisanya mengharuskan anda menggunakan Hardware Server kelas Menengah keatas dengan alasan keamanan dan bisa jadi juga karena mereka tidak mau ambil resiko. (malah ada yang memberlakukan hardware dan software dalam satu paket)

Dengan melakukan penghematan penghematan tersebut diatas, Investasi Implementasi ERP bisa ditekan semaksimal mungkin. Sehingga biaya implementasi lebih terjangkau.

Dengan menggunakan ERP Opensource, anda ikut berpartisipasi dalam:

a. Membantu perusahaan anda mendapatkan solusi yang murah.

b. Menghindarkan perginya investasi yang cukup besar ke Luar Negri (kepada vendor ERP Luar negri).

c. Memberdayakan SDM lokal

d. Membangkitan peluang usaha lokal seperti jasa konsultan (Lokal), Pusat pusat pelatihan, Penerbitan buku dll.

e. Meningkatkan efisiensi perusahaan anda, yang dalam sekala besar dapat meningkatkan perekonomian negara RI.

Demikian catatan saya pagi in, semoga bermanfaat

Agung B Santosa

==========================